Wie ein einfaches Make-Skript mein CRM für 2 Tage lahmlegte

Die Folgen eines IT-Vorfalls aufgrund eines falsch konfigurierten Make-Szenarios in einem CRM

Ein Make-Szenario, das zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und zur Integration verschiedener Anwendungen in ein CRM eingesetzt wird, kann ein zweischneidiges Schwert sein. Im Jahr 2025, mit dem Aufstieg des Kontaktmanagements und der weit verbreiteten Nutzung von No-Code-Lösungen, steigt die Ausfallwahrscheinlichkeit, wenn Automatisierungen nicht richtig verwaltet werden. Der Fall eines Make-Szenarios, das ein CRM zwei Tage lang lahmlegte, veranschaulicht die Auswirkungen eines IT-Vorfalls im Zusammenhang mit einer mangelhaften Kundendatensynchronisierung.

Das betroffene CRM, das auf das Kontaktmanagement und den Abruf wichtiger Daten für die Vertriebsnachverfolgung ausgerichtet war, erlitt eine Überlastung aufgrund einer fehlerhaften Konfiguration automatisierter Abfragen über Make. Diese erzeugten eine übermäßige Anzahl von API-Aufrufen an das CRM, was zu einer Überlastung der Serverressourcen und einer allmählichen Verlangsamung führte und schließlich zum vollständigen Absturz der Plattform führte. Mehrere Faktoren trugen zu diesem schwerwiegenden Ausfall bei:

Mangelhaftes Datenvolumenmanagement:

• Die Szenarien bearbeiteten Kundenlisten mit über tausend Einträgen, ohne Batch-Aufrufe zu begrenzen oder Abfragen zu optimieren. Mangelnde Fehlerkontrolle:
• Das System verfügte über kein integriertes Fehlermanagement, was eine automatische Prozessunterbrechung bei Überlastung verhinderte. Übermäßige rekursive Prozesse:
• Einige Module starteten in einer Endlosschleife, wodurch die Anzahl der Operationen exponentiell anstieg. Nichteinhaltung des Ausführungszeitlimits:
• Make legt eine Beschränkung von 45 Minuten pro Szenario fest, die bei umfangreichen, nicht optimierten Prozessen deutlich überschritten wurde. Diese Probleme führten zu:

Der Zugriff auf das CRM wurde vollständig blockiert.

• Es war nicht möglich, Kundendaten zu verwalten und laufende Aufgaben zu verfolgen.
• Automatisierte Kommunikationskampagnen werden unterbrochen und interne Arbeitsabläufe gestört.
• Diese Art von IT-Vorfall unterstreicht die entscheidende Bedeutung eines strategischen Automatisierungsdesigns und die Notwendigkeit eines reaktionsschnellen technischen Supports, um Synchronisierungsprobleme schnell zu beheben und die Geschäftskontinuität sicherzustellen. Proaktives Szenariomanagement durch regelmäßige Tests und effektive Optimierung ist unerlässlich, um solche Ausfälle zu vermeiden. Faktor

Beschreibung

Vorab-Datenanalyse:

Verstehen Sie das Datenvolumen in Ihrem CRM. Vermeiden Sie beispielsweise die Rohsynchronisierung mehrerer tausend Kontakte ohne Segmentierung.

Stapelverarbeitung:

• Anstatt Elemente einzeln abzufragen, verwenden Sie Batch-Aufrufe, um die Anzahl der Vorgänge zu reduzieren. Hubspot bietet beispielsweise diese Funktion an, die API-Aufrufe um das bis zu Hundertfache reduziert, die Serverlast deutlich reduziert und die Ausführung beschleunigt.
• Implementieren Sie robuste Fehlerprüfungen: Definieren Sie Bedingungen, die das Szenario im Fehlerfall automatisch stoppen oder pausieren. So verhindern Sie eine Fehlerkaskade, die zu einem Absturz führen kann.
• Begrenzen Sie die Anzahl der Iterationen:
• Stellen Sie sicher, dass Iterator- oder Schleifenmodule klare Grenzen haben. Eine Endlosschleife ist eine Falle, die unbedingt vermieden werden muss.
• Überprüfen Sie die Ausführungszeit: Planen Sie komplexe Szenarien in kleineren Batches, um das von Make vorgegebene 45-Minuten-Limit für jedes Szenario einzuhalten.

Es wird außerdem empfohlen, regelmäßig spezielle Ressourcen zu konsultieren, um Ihr Wissen zu erweitern. Anleitungen wie der Make-Leitfaden (Integromat): No-Code-Automatisierung entdecken oder die Make-Minikurse mit Szenarien sind wichtige Ausgangspunkte. Darüber hinaus bietet die YouTube-Plattform praktische Tutorials wie „Make in 25 Minuten lernen“, die das schnelle Erlernen wichtiger Funktionen erleichtern. Best Practice Vorteil

Rufen Sie alle Zielkontakte ab.

Rufen Sie für jeden Kontakt die zugehörigen Aufgaben ab.

1. Analysieren Sie das Fälligkeitsdatum jeder Aufgabe.
2. Erhöhen Sie einen Zähler für überfällige Aufgaben.
3. Auf den ersten Blick scheint diese Methode richtig zu sein. Wenn jedoch die Zahl der Kontakte tausende übersteigt, steigt der Zeit- und Ressourcenaufwand exponentiell an. Genauer gesagt:
4. Jede Aufgabe wurde einzeln abgerufen, wodurch fast 4.000 API-Aufrufe generiert wurden.

Jeder Aufruf dauerte sehr lange, sodass die Ausführung des Szenarios viel zu lange dauerte.

• Stoppen Sie die Ausführung nach 45 Minuten, sodass der Vorgang unvollständig bleibt.
• Diese Ineffizienz war die direkte Ursache für den zweitägigen Ausfall, dessen allgemeine Folgen katastrophal waren. Um die Situation zu korrigieren, wurden folgende Maßnahmen ergriffen:
• Komplette Überarbeitung des Szenarios:

Wechseln Sie zu einem Stapelverarbeitungssystem, um bis zu 100 Aufgaben gleichzeitig abzurufen.

• Implementierung eines effizienten Variablenmanagements zur Speicherung der IDs gezielter Aufgaben vor der kollektiven Wiederherstellung. Optimierung des Prozesses zur Wiederherstellung von Kontakten > Aufgabenzuordnungen auch im Batch.
• Strenge Tests und Validierungen, um sicherzustellen, dass die Ausführungszeit eingehalten wird.
• Dieser neue Ansatz ermöglichte es, die Bearbeitungszeit um mehr als die Hälfte zu reduzieren und die Anzahl der durchgeführten Operationen drastisch zu begrenzen. Dadurch konnte die Belastung des CRM stabilisiert und Ausfälle künftig vermieden werden.
• Aussehen

Vor der Optimierung

Die Stärke von Make liegt in der Fähigkeit, ein echtes Synchronisierungs-Ökosystem zwischen mehreren Business-Tools zu schaffen. Über CRMs hinaus ermöglicht eine sorgfältige Automatisierung mit Google Kalender, Notion oder LinkedIn Prozessoptimierung, reduzierten manuellen Aufwand und die Konsistenz von Kundendaten über verschiedene Plattformen hinweg. Einige Beispiele für gängige und effektive Szenarien: Zwei-Wege-Synchronisierung zwischen Google Kalender und Notion: Ermöglicht das Erstellen, Bearbeiten oder Löschen eines Termins in einem der beiden Tools und die automatische Aktualisierung im anderen Tool. Nützlich zum Blockieren von Zeitfenstern in Google Kalender und zum Suchen von Aufgaben in Notion. Dieser Prozess ist besonders nützlich für Teams, die eine zentrale Terminverwaltung ohne Duplikate oder Terminkonflikte wünschen. Automatisierte LinkedIn-Veröffentlichung über Notion: Ein Make-Szenario kann so konfiguriert werden, dass Beiträge, Bilder und Videos automatisch direkt aus einer Notion-Datenbank veröffentlicht werden. Dies zentralisiert die Inhaltsverwaltung, vermeidet manuelle Veröffentlichungsfehler und sorgt gleichzeitig für einen übersichtlichen Feed. Instagram-Berichte an Notion:Automatische Erfassung wichtiger Kennzahlen auf Instagram und deren Aufzeichnung in Notion. So lässt sich die Content-Performance einfacher verfolgen – ohne manuellen Aufwand oder Informationsverlust.

Diese Beispiele zeigen, dass eine erfolgreiche Integration auch von einer detaillierten Analyse der Geschäftsanforderungen, der Berücksichtigung des Datenvolumens und einer sorgfältigen Szenariogestaltung abhängt. Die Community bietet zahlreiche Ressourcen, wie z. B. Anfänger-Tutorials zu NoCodeFactory

oder fortgeschrittene Tipps für Make

, die Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Gestaltung und Verwaltung von Automatisierungen bieten. Automatisierung

• Vernetztes Tool Hauptvorteile
• Google Kalender – Notion-Synchronisierung Google Kalender, Notion
• Zentrale Terminplanung, blockierte Zeitfenster, automatische Updates Automatisiertes LinkedIn-Posting aus Notion

LinkedIn, Notion Zeitersparnis bei der Content-Verwaltung, Vermeidung manueller Fehler Instagram-KPI-Reporting Instagram, Notion Vereinfachte Analyse, müheloses Performance-Tracking

Umfassende Dokumentation und aktuelle Szenarien:

Dokumentieren Sie jeden Schritt und jeden API-Aufruf, um die Fehlerbehebung durch den technischen Support zu erleichtern und Handhabungsfehler zu minimieren.

Notfallwiederherstellungsplan:

• Erstellen Sie einen klaren Plan zur schnellen Wiederherstellung des CRM im Falle eines größeren Vorfalls. Intelligentes Automatisierungsmanagement muss mit Technologieüberwachung und einem Qualitätsansatz einhergehen, um Risiken im Zusammenhang mit der Verarbeitung von Kundendaten zu reduzieren. Sicherheit erfordert außerdem umfassende IT-Best Practices, wie sie im
• Sicherheits- und Datenschutzcenter vorgestellt sind. Präventivmaßnahmen
• Ziel Zugehörige Ressourcen Überwachung und Warnmeldungen Anomalien in Echtzeit erkennen MAKE-Dashboard, ÜberwachungstoolsTesten in einer Vorproduktionsumgebung
• Auswirkungen in der Produktion vermeiden Simulationen, CRM-Sandboxen
• Anwenderschulungen Bedienungsfehler reduzieren

Leitfäden, Tutorials, Online-Schulungen Umfassende DokumentationFehlerbehebung erleichtern