Comment un simple scénario Make a paralysé mon CRM pendant 2 jours

Les conséquences d’un incident informatique causé par un scénario Make mal configuré dans un CRM

Un scénario Make, utilisé pour automatiser des tâches répétitives et faciliter l’intégration de diverses applications au sein d’un CRM, peut se révéler une double lame. En 2025, avec l’essor de la gestion de contacts et l’utilisation massive de solutions no-code, la probabilité de panne augmente si les automatisations ne sont pas correctement pilotées. Le cas d’un scénario Make ayant paralysé un CRM pendant deux jours illustre parfaitement l’impact d’un incident informatique lié à une mauvaise synchronisation des données clients.

Le CRM en question, centralisé sur la gestion de contacts et la récupération de données importantes pour le suivi commercial, a subi une surcharge provoquée par un mauvais paramétrage des requêtes automatisées via Make. Celles-ci ont généré un nombre excessif d’appels API au CRM, entraînant une saturation des ressources serveur et un ralentissement progressif jusqu’à un arrêt complet de la plateforme.

Plusieurs facteurs ont contribué à cette panne majeure :

• Mauvaise gestion du volume de données: Les scénarios travaillaient sur des listes clients dépassant le millier d’entrées sans limiter les appels batch ni optimiser les requêtes.
• Absence de contrôle des erreurs: Le système n’intégrait pas de gestion des erreurs, ce qui empêchait la suspension automatique des processus en cas de surcharge.
• Processus récursifs excessifs: Certains modules se lançaient en boucle infinie, augmentant le nombre d’opérations de façon exponentielle.
• Non respect du temps limite d’exécution: Make impose une contrainte de 45 minutes par scénario, dépassée largement lors de processus lourds non optimisés.

Ces troubles ont eu pour conséquences :

• Blocage complet de l’accès au CRM.
• Impossibilité de gérer les données clients et de suivre les tâches en cours.
• Arrêts de campagnes de communication automatisées et perturbation des flux internes.

Ce genre d’incident informatiques met en avant l’importance cruciale de la conception stratégique des automatisations ainsi que la nécessité d’un support technique réactif pour résoudre rapidement les crises de synchronisation et garantir la continuité des opérations. Une gestion proactive des scénarios via des tests réguliers et des optimisations performantes est indispensable pour éviter ce type de panne.

Maîtriser l’intégration Make et les bonnes pratiques pour éviter la panne CRM

Make, anciennement connu sous le nom d’Integromat, a révolutionné l’automatisation des tâches en fournissant aux utilisateurs une plateforme no-code pour connecter facilement des applications comme un CRM, Notion, Google agenda, ou encore LinkedIn. Cependant, comme tout outil puissant, sa mise en oeuvre nécessite une rigueur et une compréhension approfondie des processus et des limites techniques pour prévenir les incidents majeurs.

Les étapes clés pour maîtriser Make et éviter une panne liée à une automatisation inappropriée sont :

• Évaluation préalable des données : Connaître la volumétrie des données manipulées dans votre CRM. Par exemple, éviter de lancer une synchronisation brute sur plusieurs milliers de contacts sans segmentation.
• Utilisation du traitement par batch : Plutôt que d’interroger des éléments individuellement, utiliser les appels par lot (batch) pour diminuer le nombre d’opérations. Hubspot, par exemple, propose cette fonctionnalité qui réduit jusqu’à 100 fois les appels API, ce qui allège considérablement la charge serveur et accélère l’exécution.
• Mise en place de contrôles d’erreurs robustes : Définir des conditions qui arrêtent ou mettent en pause automatiquement le scénario en cas d’échec. Cette pratique prévient la cascade d’erreurs provoquant le crash.
• Limitation du nombre d’itérations : S’assurer que les modules de type itérateur ou boucle aient des bornes claires. Une boucle infinie est un piège à éviter impérativement.
• Vérification du temps d’exécution : Planifier les scénarios complexes en lots plus petits afin de rester sous la limite des 45 minutes imposée par Make pour chaque scénario.

Il est d’ailleurs conseillé de consulter régulièrement des ressources dédiées pour perfectionner ses connaissances. Des guides comme Guide Make (Integromat) : Découvrez l’automatisation No Code ou encore les miniformations Make avec scénarios sont des points de départ incontournables. Par ailleurs, la plateforme YouTube propose des tutoriels pratiques comme Apprenez Make en 25 minutes qui facilitent la prise en main rapide des fonctionnalités essentielles.

Étude détaillée : Comment un scénario Make a causé une panne majeure pendant 48h sur un CRM

Un exemple concret de défaillance résulte d’une tentative d’automatisation destinée à identifier toutes les tâches non closes et dont l’échéance était dépassée sur un compte Hubspot important. La logique initiale du scénario consistait à :

1. Récupérer tous les contacts ciblés.
2. Pour chaque contact, récupérer les tâches associées.
3. Analyser la date d’échéance de chaque tâche.
4. Incrémenter un compteur pour les tâches échues.

À première vue, cette méthode semble correcte. Toutefois, lorsque le nombre de contacts dépassait le millier, le temps et les ressources consommés grimpaient de façon exponentielle. Plus précisément :

• Chaque tâche était récupérée individuellement, générant près de 4 000 appels à l’API.
• Chaque appel durait un temps non négligeable, rendant l’exécution du scénario beaucoup trop longue.
• Make interrompait l’exécution à 45 minutes, laissant le processus incomplet.

Cette inefficacité est à l’origine directe de la panne de deux jours, dont les conséquences aziendalières furent désastreuses. Afin de corriger la situation, les actions suivantes furent entreprises :

• Refonte complète du scénario: Passage à un système de traitement par batch pour récupérer simultanément jusqu’à 100 tâches.
• Mise en place d’une gestion de variables performant pour stocker les IDs des tâches ciblées avant récupération collective.
• Optimisation du processus de récupération des associations contacts > tâches en batch également.
• Test et validation stricts pour s’assurer du respect du temps d’exécution.

Cette nouvelle approche a permis de réduire de plus de moitié le temps de traitement et de limiter drastiquement le nombre d’opérations effectuées. La charge sur le CRM fut ainsi stabilisée et la panne évitée à l’avenir.

Ce cas illustre la nécessité d’une optimisation rigoureuse des scénarios Make pour garantir une intégration fluide avec des CRM volumineux. Les techniques utilisées pour cet exemple sont détaillées dans des tutoriels de pointe consultables sur Scalerize et Orbiteo.

Synchronisation et automatisation efficaces : liens pratiques avec Google Agenda, Notion et LinkedIn via Make

La puissance de Make réside dans sa capacité à créer un véritable écosystème de synchronisation entre plusieurs outils métiers. Au-delà des CRM, des automatisations soignées avec Google Agenda, Notion ou LinkedIn permettent d’optimiser les process, réduire le travail manuel et assurer la cohérence des données clients à travers différentes plateformes.

Quelques exemples de scénarios courants et performants :

• Synchronisation bidirectionnelle Google Agenda – Notion : Permet de créer, modifier ou supprimer un événement dans l’un ou l’autre des outils et de voir la mise à jour automatique dans l’autre. Utile pour bloquer les créneaux dans Google Agenda et retrouver les tâches dans Notion. Ce processus est particulièrement intéressant pour les équipes qui veulent une gestion centralisée des plannings sans doublons ou conflits horaires.
• Automatisation de publication LinkedIn via Notion : Un scénario Make peut être configuré pour publier automatiquement des posts, images, et vidéos directement depuis une base de données Notion. Cela centralise la gestion de contenu et évite les erreurs de publication manuelle, tout en gardant un fil organisé.
• Reporting Instagram vers Notion : Collecte automatique des indicateurs clés sur Instagram et enregistrement dans Notion, facilitant le suivi des performances des contenus sans effort manuel et sans perte d’informations.

Ces exemples démontrent que la réussite d’une intégration dépend également de l’analyse fine des besoins métiers, de la prise en compte du volume des données et de la rigueur dans la conception des scénarios. La communauté propose un grand nombre de ressources comme les tutoriels pour débutants sur NoCodeFactory ou bien les astuces avancées pour Make qui peuvent guider pas à pas lors de la conception et de la gestion des automatisations.

Support technique et prévention : maintenir un CRM performant via l’automatisation intelligente

Un CRM est un élément stratégique pour la gestion des données clients et l’efficacité commerciale. L’incident provoqué par un scénario Make défaillant souligne l’importance d’un support technique aguerri et de pratiques proactives pour prévenir les pannes ou interruptions de service.

Voici les actions recommandées pour garantir la stabilité et la continuité d’exploitation :

• Surveillance constante des scénarios : Mise en place d’alertes en cas d’erreurs répétées ou de dépassements de seuils d’opérations.
• Tests réguliers sur des environnements de préproduction : Permettent de détecter les comportements à risque avant mise en production.
• Formation des utilisateurs : Sensibiliser les équipes aux bonnes pratiques de l’automatisation no-code pour la gestion CRM via des ressources comme Automatisations No Code pour Freelance ou les astuces d’automatisation no-code.
• Documentation exhaustive et mise à jour des scénarios : Documenter chaque étape, chaque appel API, afin de faciliter le troubleshooting par le support technique et limiter les erreurs de manipulation.
• Plan de reprise d’activité : Avoir un plan clair pour restaurer rapidement le CRM en cas d’incident majeur.

La gestion intelligente de l’automatisation doit s’accompagner d’une veille technologique et d’une démarche qualité pour réduire les risques liés au traitement des données clients. La sécurisation passe aussi par des bonnes pratiques informatiques globales telles que présentées dans le centre sécurité et protection des données.